Gestion documentaire de flotte : ne perdez plus jamais un document

Chaque véhicule de votre flotte génère une montagne de documents : carte grise, assurance, factures de garage, rapports de contrôle technique... Gérer tout cela en version papier est un cauchemar logistique. La solution ? La digitalisation.

Le problème du "tout papier"

Gérer vos documents automobiles en version papier pose plusieurs problèmes :

• Temps perdu : Retrouver une facture de 2023 peut prendre 20 minutes
• Risque de perte : Documents égarés, abîmés ou détruits
• Espace de stockage : Classeurs qui s'accumulent
• Difficultés de partage : Impossible d'envoyer rapidement un document
• Pas de sauvegarde : En cas d'incendie ou dégât des eaux, tout disparaît

La gestion documentaire digitale : tous les avantages

1. Centralisation et accessibilité

Avec Markyl, tous vos documents sont :

• Centralisés dans une plateforme unique
• Classés automatiquement par véhicule
• Accessibles en 3 clics depuis n'importe où
• Consultables 24/7 depuis ordinateur, tablette ou smartphone

2. Recherche ultra-rapide

Besoin d'une facture de révision de mars 2024 ? Tapez quelques mots-clés et le document apparaît instantanément. Markyl indexe :

• Le nom du fichier
• La date
• Le véhicule concerné
• Le type de document
• Le contenu textuel (grâce à l'OCR)

3. Sécurité et sauvegarde

Vos documents sont protégés :

• Sauvegarde automatique : Quotidienne et redondante
• Chiffrement : Données cryptées en transit et au repos
• Historique des versions : Possibilité de retrouver une ancienne version
• Droits d'accès : Contrôle précis de qui voit quoi

4. Partage simplifié

Besoin d'envoyer une attestation d'assurance à un client ? Un clic suffit pour :

• Générer un lien de partage sécurisé
• Envoyer le document par email
• Télécharger une copie PDF

Types de documents à digitaliser

Documents administratifs

• Cartes grises (certificats d'immatriculation)
• Contrats d'assurance
• Attestations d'assurance
• Contrats de location ou leasing
• Autorisations de circulation

Documents de maintenance

• Factures de garage
• Devis de réparation
• Rapports de contrôle technique
• Bons d'intervention
• Carnets d'entretien

Documents financiers

• Factures de carburant
• Péages
• Amendes
• Factures de stationnement

Documents divers

• Photos du véhicule (état initial, dommages...)
• Constats amiables
• Correspondances

Workflow de digitalisation avec Markyl

La mise en place est simple et progressive :

Étape 1 : Scanner vos documents existants

Deux options :

• Scanner de bureau : Pour les gros volumes
• Application mobile : Pour scanner rapidement avec votre smartphone

Étape 2 : Upload et classification automatique

Déposez vos documents sur Markyl :

• L'OCR extrait automatiquement les informations clés
• Le document est rattaché au bon véhicule
• Le type de document est identifié automatiquement

Étape 3 : Validation et enrichissement

Vous vérifiez rapidement que tout est correct et ajoutez éventuellement :

• Des tags personnalisés
• Des commentaires
• Des rappels d'échéance

Étape 4 : Archivage automatique des nouveaux documents

À partir de maintenant, chaque nouveau document reçu est directement uploadé dans Markyl. Plus de papier à gérer !

Conformité légale et conservation

Certains documents doivent être conservés pendant des durées légales spécifiques. Le site Service-public.fr détaille les obligations de conservation pour les professionnels :

Markyl vous aide à respecter ces obligations :

• Conservation automatique pendant les durées réglementaires
• Alertes avant expiration
• Export facilité en cas de contrôle